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¿QUÉ ES Y PARA QUÉ SIRVE EL ADDIN?

Observe el siguiente vídeo

TÉCNICAMENTE

El AddIn es una pequeña, pero muy sofisticada pieza complementaria de software que se instala en el mismo computador en que se ejecuta el software base (anfitrión) Project Professional. El AddIn utiliza una arquitectura de interoperabilidad del software base y extiende sus funcionalidades. Comúnmente este tipo de software recibe denominaciones del tipo “Complemento” o “Personalización”.

No todas las funcionalidades que se exponen al usuario residen dentro del AddIn. El AddIn sirve de puente (interfaz) con un servicio prestado desde el dominio valorganado.com. El comportamiento del software, la forma en que se visualizan los gráficos y las reglas que se utilizan en la verificación, son mejoradas continuamente. Así, el software que se utiliza hoy no es necesariamente el mismo que se utilizará mañana. Es por esta razón que el AddIn debe entenderse como una pequeña parte de lo que más apropiadamente se describe como un servicio.

FUNCIONALMENTE

El AddIn tiene el propósito de ampliar, profundizar y mejorar las prestaciones nativas del software base (Project Professional) en aplicación del método de Gestión de Valor Ganado. Le ayudará a aplicar el método exitosamente.

El software base permite utilizar una amplia variedad de métodos, entre ellos Gestión de Valor Ganado. El AddIn se concentra en este método y puede ser utilizado en una amplia variedad de enfoques u orientaciones. Es así como, por ejemplo, el AddIn es extraordinariamente útil tanto en la aplicación de Valor Ganado con un enfoque Agile como en la aplicación de Valor Ganado con un enfoque Predictivo.

Progreso como Porcentaje Físico Completado

Cuando el AddIn se encuentra activo, toma el control de la relación entre dos campos del proyecto: Porcentaje Completado y Porcentaje Físico Completado. El AddIn completa automáticamente uno de ellos con el valor que debió tener. Es decir, deduce uno de ellos con base en el otro.

¿Cómo se hace?

Supongamos que, en la siguiente ilustración, el costo planeado de una tarea no se distribuye uniformemente sobre la tarea (no es lineal). Es decir, su línea base de costo es una curva (en negro). Un 50% de Porcentaje Completado corresponde a tiempo (en rojo). Un 50% de Porcentaje Físico Completado corresponde a costo (en verde). No son iguales.

Imagine por un momento, a modo de ejemplo, que usted pide a un trabajador instalar 100 mt2 de alfombra. Le dice al trabajador que le pagará el 50% del dinero cuando se haya completado el 50% del trabajo. Unos días después el trabajador se acerca a cobrar. Usted intenta validar la entrega, pero descubre que el trabajador no ha instalado nada. Cuando habla con el trabajador, él argumenta: “lo que sucede es que, según el plan, el 50% inicial del tiempo estaba destinado a obtener inspiración y ya la obtuve”. En consecuencia, el trabajador argumenta que se ha completado el 50% del trabajo definido en el plan. Si el trabajador está reportando avance con el campo Porcentaje Completado, dice lo correcto, ya completó el 50% y usted le debe pagar. Si el trabajador está reportando avance con el Porcentaje Físico Completado, está en un error, porque no se ha completado 50 mt2 de alfombra.

En la comunidad de Gerentes de Proyecto, existe mayor consenso en que, cuando se habla de progreso, se entiende “Progreso para el cliente” o “Progreso Físico” el cual se traduce, en las prácticas comerciales habituales, en el costo (Porcentaje Físico Completado). En el ejemplo, el Porcentaje Completado (rojo) es una perspectiva más asociada al esfuerzo invertido y menos al resultado obtenido. Equivale a declarar que se lleva el avance que, según el plan, debía llevarse en el 50% del tiempo transcurrido. Este último no es 50% de avance en alcance, es el avance c que, según el plan, debió completarse en el 50% del tiempo.

Este asunto es de enorme importancia para los Gerentes de Proyecto ya que, por cuestiones de diseño, el software base (Project Professional) facilita con botones (cinta de tarea) el registro de Porcentaje Completado (no coincide con las mejores prácticas) y dificulta el registro del Porcentaje Físico Completado, que es el que coincide con las mejores prácticas.

El AddIn no solo agrega botones a la cinta para registrar el porcentaje físico completado (mejores prácticas), eso es relativamente fácil. Además, si usted decide reportar el avance de una tarea con el Porcentaje Completado, el AddIn calculará y registrará (adicionalmente) el Porcentaje Físico Completado como:

`"Porcentaje Físico Completado"={"c"/"Costo Total de Línea Base"}*100`

Si en cambio, usted decide reportar el avance de una tarea con el Porcentaje Físico Completado, el AddIn calculará el Porcentaje Completado como:

`"Porcentaje Completado"={"t"/"Tiempo Total de Línea Base"}*100`

Una vez hecho el cálculo de la tarea, el AddIn continuará aguas arriba (roollup) con las tareas resumen, hasta llegar a la tarea resumen del proyecto, es decir, el resumen global del proyecto, corrigiendo el progreso, tarea por tarea, para que quede consistente en todo el proyecto. De este modo, usted puede elegir el método que prefiera para cada tarea o el que más se ajuste a la naturaleza del trabajo. El AddIn hará el resto ¿No es genial?

El Gráfico de Valor Ganado

El software base (Project Professional) tiene informes incorporados de manera nativa. En términos generales, cumplen una función importante y, a primera vista, parecen estar correctos ¿Lo están realmente?



Después de mostrar la tabla de datos, poner una escala de tiempo adecuada y quitar algunos paneles de texto estático para tener una apariencia más limpia, puede obtenerse algo como muestra la siguiente ilustración ¿Es correcto? No completamente…



No todos los profesionales de la Gestión de Proyectos aceptan fácilmente esta forma de mostrar la información y, al no tener mejores alternativas, algunos deciden exportar la información fuera de la herramienta y visualizar las gráficas en otra herramienta, cuya flexibilidad les permita representar el estado de mejor manera. El problema se señala con más claridad en la siguiente ilustración.

No es correcto que el Valor Planeado caiga siempre a cero después de la fecha de estado. Tampoco es cierto que el Valor Ganado y el Costo Real caigan a cero después de la fecha de estado. Aun cuando el proyecto no conozca sus avances futuros, el Valor Planeado crece y el Valor Ganado permanece (al menos) constante. Los profesionales de la Gestión de Proyectos entienden que se trata de una limitación de la componente de reportes. Sin embargo, no es lo más complicado.



Lo más complicado se muestra en la siguiente ilustración. Esta fotografía se obtuvo desde Project Professional en 2019 y muestra EV (CPTR) de 1040 (arriba a la derecha) y EV de 840 en la fecha de estado (abajo en octubre) ¿por qué? Es una inconsistencia, no fácil de reproducir, asociada a la forma en que se obtiene la serie de tiempo del Valor Ganado y el método de medición (Porcentaje Completado vs Porcentaje Físico Completado).



Puede decirse que, con el conocimiento suficiente y, con algún grado de tolerancia a ciertas limitaciones, el método de Valor Ganado puede aplicarse exitosamente desde la herramienta en su estado nativo, sin complementos ni personalizaciones. Sin embargo, los profesionales de la Gestión de Proyecto se benefician de las facilidades que ofrece el AddIn y se benefician también de la consistencia con que se muestra la información. En la siguiente fotografía se muestra el gráfico que provee el AddIn, con una representación más familiar para los profesionales de la Gestión de Proyectos. Aquí la línea base se muestra hasta el fin de proyecto, no se muestran caídas de Valor Ganado y Costo Real, se muestra la fecha de estado e inclusive se muestra un estimado al completar.



El Gráfico anterior se puede combinar con la Carta Gantt o la vista de Kanban, esta última solo si su versión de Project Professional se lo permite. Aparentemente, el fabricante (hoy) no ofrece dicha funcionalidad en todas las versiones del producto.

Si desea conocer mayores detalles acerca del uso, consulte nuestro

Manual